20 правил эффективной работы с Excel

Статья с советами по эффективной работе с Excel была одной из первых, которые я планировал при создании блога. Потому что ни хорошее знание формул Excel, ни различные уловки, которые вы знаете, не могут гарантировать эффективную работу с Excel, если файлы, которые мы создаем, не построены на прочной основе..

Я откладывал это надолго, потому что нелегко резюмировать все, что я считаю важным. Но недавно на веб-сайте Института дипломированных бухгалтеров Англии и Уэльса я прочитал их 20 принципов хорошей работы с электронными таблицами, и я думаю, что они говорят само за себя. Вы можете скачать документ на английском здесь. А ниже я сделал перевод на болгарский язык с коротким комментарием по каждому из принципов.

  1. Определите роль электронных таблиц в вашем бизнесе и спланируйте стандарты и процессы для электронных таблиц.

Если вы используете Excel в своем бизнесе просто как более мощный калькулятор или достаточно, чтобы вести свои списки дел на день — вам даже не нужно читать ниже. Но если Excel является основным инструментом для подготовки отчетов, планов, анализов, предложений, если вы используете его в качестве базы данных для различных целей или для складской программы, вам необходимо убедиться, что ваши файлы создаются и поддерживаются таким образом, чтобы не подвергнет риску деятельность компании. Как это сделать — читайте дальше.

  1. Примите стандарт для своей организации и придерживайтесь его

Должны быть четкие, известные всем (и, разумеется, соблюдаемые) правила создания, изменения, совместного использования, копирования и т. Д. файлов Excel. Например, чтобы ввести правила важных файлов, которые многие люди используют для открытия с паролем. Таким образом, изменять их могут только те, кто их создает, что не мешает другим пользователям открывать их и использовать их данные..

  1. Убедитесь, что каждый, кто участвует в создании или использовании электронных таблиц, имеет соответствующий уровень знаний и компетенций.
Читать также:  21 великий футболист, ставший отличными тренерами

Это правило относится к другому документу ICAEW — структуре компетенции электронных таблиц. Я рекомендую вам это тоже прочитать. Вкратце — в зависимости от того, как они работают с Excel, разные пользователи должны иметь разные минимальные знания..

  1. Совместная работа, совместное владение таблицами, независимая проверка

Здесь мы имеем в виду, что чем сложнее и важнее для деятельности компании файл, тем важнее он не находится «в руках» только одного сотрудника. Было бы хорошо, если бы такой файл был совместно рассмотрен, разработан, проверен и протестирован..

  1. Прежде чем начать, убедитесь, что электронная таблица — подходящий инструмент для решения задачи.

Excel может делать практически все, но это не всегда самое эффективное решение. Например, для управления складом лучше использовать базу данных (Access?), А для бухгалтерского учета — одно из многих бухгалтерских программ, доступных на рынке. Другими словами — чтобы эффективно работать с Excel, избегайте его использования для нехарактерных действий..

  1. Определите аудиторию

Если электронная таблица предназначена для использования другими пользователями, дизайн должен способствовать этому. Например, у вас есть инструкции по использованию файла, описание основных терминов и логика формул. Гиперссылки могут упростить переход между листами, а также размещать примечания и комментарии в соответствующих местах, чтобы помочь пользователю в работе с файлом..

  1. Включите лист «Для» или «Добро пожаловать», чтобы задокументировать электронную таблицу.

Такой лист значительно упростит навигацию по нему любому, кто не знает файл. Он может содержать список листов и краткое объяснение того, для чего каждый из них используется, объяснение основных терминов, формул, легенду цветов, инструкции по работе с таблицами и графиками и т. Д..

  1. Долгосрочный дизайн

Файлы должны быть спроектированы таким образом, чтобы их можно было легко и беспрепятственно изменять и модифицировать. Убедитесь, что при добавлении или удалении данных формулы правильно отражают изменение. Это важно для эффективной работы с Excel, потому что на самом деле изменение, доработка и последующее тестирование и поиск возможных ошибок являются одними из наиболее частых причин потери времени..

  1. Сосредоточьтесь на цели
Читать также:  10 способов создания графики в Excel

При работе с Excel наша цель не в применении ВПР или сводных таблиц, а в том, чтобы что-то вычислить, найти значение в списке или показать тенденцию. Вот почему всякий раз, когда кто-то обращается ко мне за помощью в Excel, я начинаю с вопроса: «Чего вы хотите достичь?». И как только мы понимаем, чего хотим достичь, только тогда мы начинаем думать, какой из многих инструментов Excel лучше всего подходит для этой цели..

  1. Разделяйте и четко маркируйте входные данные, расчеты и результаты

Здесь я позволю себе перефразировать великого Брайана Клафа: я не говорю, что это самый важный принцип, но он определенно входит в Top1..

Сколько времени и лишних нервов я потратил, пока не понял — знаю только я. Проще говоря, почти все, что мы делаем в Excel, имеет три четко различимых компонента — ввод, вычисления и конечный результат. Их следует по возможности разделить на разные листы. Таким образом, если вам нужно удалить строку или столбец, чтобы лучше отформатировать отчет, нет риска удалить любые входные данные.

  1. Та же структура

Используйте одни и те же столбцы и строки для одних и тех же вещей в разных файлах и листах. Если данные отчета находятся в области из 20 строк и 12 столбцов, такую ​​область также следует использовать для бюджета..

  1. Те же формулы

Формулы в одной строке или столбце должны быть одинаковыми, чтобы их было легче изменять и проверять..

  1. Самые короткие и простые возможные формулы

Длинные и сложные формулы, в которых несколько функций вставлены друг в друга, трудно воспринимать, исправлять и поддерживать. Поэтому их следует избегать. Используйте вспомогательные столбцы / строки вместо сложных вычислений в одной ячейке

  1. Никогда не используйте в формуле ничего, что можно или нужно изменить
Читать также:  21 великий футболист, ставший отличными тренерами

См. Картинку ниже. Если обменный курс изменится, что будет проще. Измените 1,95583 во всех ячейках файла или измените значение обменного курса в ячейке B7.?

  1. Посчитайте одну вещь один раз, а затем обратитесь к этому расчету

Не вычисляйте значения в разных местах файла. Сделайте расчет там, где это наиболее удобно, а затем используйте это число, ссылаясь на него. Это значительно снижает риск ошибок, упрощая проверку файла..

Исключение из этого правила — когда вы хотите проверить / перехватить формулу.

  1. Избегайте использования более сложных функций там, где более простые могут дать тот же результат.

Чем проще сделать одну вещь, тем проще ее обслуживать и ремонтировать. Например, если вы можете с формулой, не используйте макросы.

  1. Система архивирования, контроля и проверки версий (файлов)

Самое простое всем советую — CTRL + S каждые пять минут. И в зависимости от важности и сложности файла могут быть введены правила, определяющие, как часто выполнять резервное копирование, нужно ли и кому проверять файл, как называть различные версии и т. Д..

  1. Тест, тест, тест

Перед тем, как начать использовать файл, вы должны тщательно проверить вымышленные числа, чтобы убедиться, что все формулы работают правильно. Используйте нелогичные значения, такие как очень большие или маленькие числа, текст, где должны быть числа, отрицательные и дробные числа..

  1. Используйте проверки, элементы управления и предупреждения

Принцип 18 гарантирует, что мы создали файл, который работает правильно, ДО того, как мы начнем его использовать. Но в нем должны быть элементы управления, подтверждающие правильность расчетов. Например, финансовый результат не может быть положительным числом, если доход меньше расходов..

  1. Защитите части файла, которые, как ожидается, не будут изменены пользователями.

Считается хорошей практикой защищать ячейки с помощью формул. Это предотвратит добровольное или недобровольное удаление формулы..

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Что нужно знать пользователю?