Статистика книги в Excel

К концу июля 2020 года большинство пользователей Office 365 получат важное обновление программного обеспечения, которое они используют. Наконец, в их версии Excel появятся две новые функции, которые буквально свели с ума сообщество Excel за последние полтора года:

  • Функции динамических массивов — FILTER, SORT, SORTBY, UNIQUE, SEQUENCE и RANDARRAY, которые обещают совершить небольшую революцию в способах обработки данных в Excel..
  • Функция XLOOKUP — что-то вроде улучшенной версии VLOOKUP и INDEX / MATCH одновременно

На этом фоне небольшая, но лично для меня крайне полезная новинка, которую я изложу в следующих строках, как-то остается незамеченной. Для демонстрации буду использовать файл с данными о банках Болгарии по состоянию на 31.03.2020, доступный на сайте BNB..

Рассматриваемая надстройка называется «Статистика книги» и скрыта в разделе «Правописание» вкладки «Рецензирование»:

Читать также:  Скрыть текст условным форматированием

Когда мы нажимаем эту простую и, казалось бы, незаметную кнопку, появляется краткая статистика данных в файле:

Что она нам говорит?

Текущий лист:

  • Конец листа — последняя ячейка текущего листа. В случае FH1501
  • Ячейки с данными — в каком количестве ячеек данные (не пустые) — 1235
  • Таблицы — сколько таблиц Excel находится в листе. Ну нет
  • Формулы — сколько ячеек имеют формулы (а их нет)

Рабочая тетрадь (данные о файле, в котором мы находимся)

  • Листы — сколько листов в файле. В данном случае 24, количество банков и филиалов иностранных банков в Болгарии
  • Ячейки с данными — количество ячеек, в которых есть данные, но во всем файле (6466)
  • Таблицы — сколько таблиц Excel находится в листе
  • Формулы — сколько ячеек имеют формулы (а их нет)
Читать также:  Power Query - краткое руководство от Microsoft

Короче говоря, статистика рабочей книги предоставляет быстрый и удобный способ узнать немного больше о нашем файле. Это может быть полезно, чтобы сориентироваться в качестве имеющихся у нас данных..

Например — количество листов именно такое, каким должно быть, потому что на каждом из них представлены данные для банка. Если он больше или меньше 24 — что-то не так.

Более наблюдательные, возможно, заметили нечто странное — на всех 24 листах файла всего 6466 ячеек данных. А в текущем — 1235. То есть всего на одном листе содержится около 20% данных в файле. Что-то не так, и адрес последней ячейки на текущем листе говорит нам, что это может быть — он находится слишком далеко в столбце FH, строка 1501..

Читать также:  5 причин изучить Power Query в 2020 году

С помощью комбинации клавиш CTRL + END мы можем перейти к концу листа и посмотреть, что произойдет:

Мы видим, что во всем столбце FH только единицы, что не очень логично. Хорошо бы проверить, что это за единицы и не нужно ли их удалять. Это позволит выгрузить файл из избыточных данных и работать с ним будет проще и быстрее..

На самом деле статистика рабочей книги — не единственный и даже не лучший способ проанализировать содержание и структуру файла, с которым мы работаем. Но это быстро и удобно, а если у вас медленный файл, загляните сюда. Просто выяснилось, что вы каким-то неизвестным образом вдруг ввели несколько десятков тысяч формул..

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Что нужно знать пользователю?