Файл Excel слишком большой — 6 причин проблемы

«Помощь!» У меня слишком большой файл в Excel, и я не могу с ним работать. Пожалуйста, помогите !!! »Меня не раз просили с такой просьбой. И здесь речь не идет о файле данных в 50 столбцов и 200 тысяч строк. Это файл, в котором на первый взгляд не так много данных, но он все равно слишком большой..

Посмотрим на пример

В файле на картинке ниже рецепт традиционного болгарского ошафа (очень вкусный и полезный, кстати, попробуйте рецепт).

Как видите, файл содержит 1 лист и текст на нем. И все же его объем… .. более 11 мегабайт.!

Почему все это происходит? Существуют буквально десятки возможных причин, но в следующих строках я покажу вам шесть из них, которые, по моим наблюдениям, являются наиболее распространенными..

1. Конец где-то на м.пешком

Глядя на рисунок, вы, вероятно, думаете, что конец рабочего листа — это ячейка K19, окрашенная в желтый цвет..

Давайте проверим с помощью CTR + End (эта комбинация клавиш выбирает последнюю ячейку на листе)

Внезапно выясняется, что последняя ячейка на листе — NAC500000. Судя по содержанию, наверняка кто-то пошутил, переполненный рождественским настроением. На практике из-за путаницы или странного сочетания клавиш мы с большей вероятностью оставим запятую в очень отдаленном месте на листе..

«Великое чудо!» — скажет кто-то, но это не так. Это почти 9 500 столбцов и полмиллиона строк, или ровно 4 760 500 000 ячеек. Даже если они пусты, Excel должен запомнить информацию о них. Для этого — как только мы убедимся, что эти ячейки на самом деле не используются, нам нужно удалить их. И посмотрите — файл стал меньше почти на 3 мегабайта!

Но, конечно, это все еще слишком

Читать также:  Заполните пропуски в Excel

2. Скрытые связки

Это очень распространенная причина, по которой в Excel есть файл слишком большого размера. Особенно, если это старый отчет, созданный много лет назад. Со временем в него по разным причинам добавлялись рабочие листы, которые нам больше не нужны. Мы их быстрее прячем. Чтобы их не увидели, если они нам понадобятся. И так мало-помалу они накапливаются и весят. Поэтому — щелкните правой кнопкой мыши на листе и отобразите

Понимаете, на самом деле у нас есть три скрытых шиита. Вы знаете, что если мы дважды щелкнем по одному из них, он появится. Затем снова та же процедура для остальных. В данном случае это не страшно, потому что их всего три. Но если их больше, то посмотрите, как их можно показать, приложив немного усилий..

Посмотрим, что у нас на первом из этих скрытых листов..

3. Ненужные ценности

В столбце A до строки 250 000 вводятся единицы..

Если мы удалим этот лист, мы увидим, что эти 250 000 единиц стоят больше мегабайта, что составляет 10% от исходного размера файла! Поэтому ненужную информацию на каждом листе всегда следует удалять. Сюда также входят текст, графика, излишне отформатированные ячейки и т. Д..

4. Скрытые строки

Более интересный случай — вторая скрытая оболочка..

На первый взгляд ничего нет, но обратите внимание — скрытых линий почти 500 тысяч. Если сделать самое простое — показать их, то размер файла уменьшится более чем на мегабайт. Опять же — Excel хранит информацию о 500 000 скрытых строк, каждая из которых содержит более 16 000 столбцов. Итог — не скрывайте много строк, если не хотите иметь очень большой файл Excel..

Читать также:  3 хитрости для анализа данных с помощью сводных таблиц

С колоннами такие повреждения практически не ощущаются. Но все равно их всего 16 тысяч

5. Изображения

В третьих скрытых ножнах кто-то забыл несколько картинок

Изображения могут потреблять много мегабайт. Вот почему их хорошо удалить, но если они должны быть там, мы можем сделать следующее:

Выбираем случайным образом один из них и переходим к Формат изображения Сжать изображения

В этом меню выберите максимально возможное разрешение и снимите флажок «Применить только к этому изображению», чтобы внесенные нами изменения применились ко всем изображениям. Даем ОК и сохраняем изменения..

В этом случае прибыль не очень большая — шестьдесят килобайт. Похоже, изображения были даже сжаты. Но иногда это могут быть даже десятки мегабайт. У вас может быть эта проблема (и соответствующее решение) в Word, и особенно в PowerPoint.

6. Недействительные названные области. (Именованные диапазоны)

Это одна из самых неприятных причин для очень большого файла в Excel, поскольку для большинства людей он полностью скрыт. Обычно не забывают проверить скрытые стежки, ненужные изображения или значения. Вы уже узнали, что даже скрытые строки могут значительно увеличить размер вашего файла. Но кто бы мог подумать о недействительных именованных областях? Особенно, если он их не делал. На самом деле их очень легко найти — просто нажмите CTRL + F3 и:

Мы обнаруживаем, что наш файл содержит десятки, может быть, сотни таких именованных областей (посмотрите, где находится курсор в правом верхнем углу и сколько места осталось внизу). Многие из них «сломаны» и показывают ошибку (# ССЫЛКА!). А другие даже ссылаются на файлы в других папках и даже на другом компьютере.!

Вы не поверите, но в файле, который я использую для демонстрации, более 15 000 таких именованных областей. Нет лжи. И это вполне реальный файл, с которым я работал. И нет, вручную я их не считал, я использовал одну из множества функций Excel, описанных здесь.

Читать также:  Как сделать график с округленными столбцами в Excel

Пока мне не удалось найти объяснения, почему эта проблема возникает с указанными значениями. Я предполагаю, что это связано с файлами, которые были созданы очень давно, некоторые их листы почему-то скопированы в другой файл, затем в третий, четвертый и т. Д. Некоторые расширения (надстройки) Excel также создают несколько именованных областей для проведения вычислений. Например, встроенный Solver. В любом случае решение предельно простое:

Просто перейдите в верхний ряд и используйте комбинацию клавиш SFIFT + CTRL + END, чтобы выделить все эти сломанные имена, и удалите их с помощью клавиши Delete (вы также можете использовать ее на клавиатуре). Имейте в виду, что вам, возможно, придется подождать несколько секунд, может быть, минуту. Это зависит от количества названных областей

Результат более чем впечатляющий — наш файл теперь всего 11 килобайт. Так и должно быть с учетом того, что в нем всего один рецепт вкусного ошава. Другими словами, мы уменьшили его примерно в тысячу раз.!

***

Еще несколько идей

Это были 6 возможных причин, по которым у нас может быть аномально большой файл в Excel. По моим наблюдениям, они самые распространенные, но если даже их удаление не помогает, возможно, проблема связана с:

  • Слишком много условного форматирования
  • Слишком много формул (особенно VLOOKUP, INDIRECT, SUMIF, COUNTIF занимают много памяти)
  • Сводные таблицы
  • Ссылки на другие файлы
  • Формат файла — старый формат xls сохраняет файлы значительно большего размера, чем xlsx, а формат xlsb имеет даже большее сжатие, чем xlsx..
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Что нужно знать пользователю?