Как научиться хорошо работать с Excel

Меня часто спрашивают: «Как мне научиться хорошо работать с Excel?» Иногда этот вопрос звучит иначе — Как я стал мастером Excel?

Честно говоря, я не такой уж мастер Excel. Просто я знаю немного больше о его возможностях, что позволяет мне работать быстро и эффективно. Правда в том, что каждый может научиться, если будет следовать трем простым правилам, которые я называю CCh (не путайте это с танцем ча-ча-ча).

Жевание

Я часто роюсь в формулах Excel, чтобы узнать, есть ли кто-нибудь, кто может предложить мне что-нибудь интересное. Например, функция N.

Я многому научился, роясь в файлах других людей. Я заметил, что очень немногие пользователи Excel делают это. Большое упущение с их стороны. Когда я получаю файл, сделанный другим человеком, я обычно быстро его просматриваю. Я просматриваю формулы и графики, смотрю на форматирование, ищу то, чего не знаю или не знаю, но не использую. Каждый файл несет в себе ноу-хау человека, который его создал. Когда я смотрю на него, я узнаю отличные идеи о том, что можно сделать с помощью Excel. Я считаю, что это один из самых эффективных способов, которые я научился хорошо работать с Excel..

Чтение

Жевание — это хорошо, но это скорее хаотичный процесс. Чтобы быстро получить знания или углубиться в них, рекомендуется использовать более структурированный подход. То есть читать.

Сегодня это очень просто. У нас есть широкий доступ к множеству альтернатив — книги в прессе Amazon или Microsoft, блоги, а также видео на YouTube, курсы на таких сайтах, как udemy и edx..

Литературы (в том числе видео) про Excel буквально море. Все прочитать невозможно. Поэтому я дам лишь несколько указаний и рекомендаций, которые ни в коем случае не являются исчерпывающими..

1. Книги

Я считаю чрезвычайно полезным (чтобы не сказать обязательным) прочитать хотя бы одну книгу по следующим темам:

  1. Общее руководство по работе с Excel. Образец книги: «Библия Excel 2016», автор Джон Уокенбах. Или Microsoft Excel 2019 наизнанку Билла Джелена. В зависимости от версии, над которой вы работаете, вы можете найти книгу об этом
  2. Формулы Excel. Никто не может с чистой совестью сказать «Я хорошо работаю с Excel!», Если не знает функций и формул. Я узнал из книги Джона Уокенбаха формулы и функции Excel 2003. С тех пор у этого автора есть такая книга практически для каждой версии Excel. Не стесняйтесь перейти к той, которая ближе всего к вашей текущей версии Excel, и вы не ошибетесь
  3. Сводные таблицы. Я думаю, что лучшая книга по этой теме — Билла Джелен, «Обработка данных сводных таблиц». И эта книга доступна для разных версий Excel, это ссылка на версию 2016 года..
  4. Power Query. Здесь классический пример — «М для (данных) обезьяны» Кена Пульса и Мигеля Эскобара. Отличная книга доступным языком проведет читателя от А и Б о Power Query к его тонкостям. Второе издание ожидается в апреле 2020 года. Еще одна книга, выпущенная в конце 2018 года, — это «Сбор, объединение и преобразование данных с помощью Power Query в Excel и Power BI» Гила Равива. Автор работал в команде, создавшей Power Query, которая, как мне кажется, исчерпывает все о ее достоинствах..
  5. Power Pivot. Книги Роба Колли пока остаются здесь классикой. Их несколько, и какую бы из них вы ни прочитали, вы не ошибетесь. «Научитесь писать DAX» и «Supercharge Excel» Мэтта Алингтона — две другие книги, которые я настоятельно рекомендую. Если вы хотите проникнуть в самые глубины DAX (язык, на котором написаны формулы Power Pivot), вам следует прочитать кое-что из Альберто Феррари и Марко Руссо. Например, очень теплое издание «Полного руководства по DAX». Два итальянца являются одними из величайших экспертов в этом вопросе, но они действительно тяжелая артиллерия, поэтому лучше сначала просмотреть книгу Роба Ожерелья или Мэтта Аллингтона. Стоит отметить вклад Болгарии по теме — «Прикладной DAX с Power BI» Тео Лачева.
  1. VBA. Макросы — это тема, по которой написано множество литературы. Но я порекомендую вам небольшую книгу, которая дает необходимый минимум и (обратите внимание) на болгарском языке: VBA для Microsoft Excel — электронная книга Боряны Петровой. На доступном языке с простыми примерами книга научит вас создавать и редактировать макросы. Это, конечно, не все, что вам нужно знать о VBA, но для начала вполне достаточно. Если вам нужно что-то более подробное, поищите книги по этой теме Джона Уокенбаха, Билла Йелена или Майкла Александра.
Читать также:  Что такое Power Query?

2. Блоги

Книги предлагают структурированные знания, которые охватывают функции и меню Excel, но в блогах, посвященных Excel, вы можете найти готовые решения для всех видов практических проблем..

Проблема в том, что существуют буквально тысячи блогов и сайтов для Excel. Не все умеют читать. Вот список тех, которые я регулярно читаю или просматриваю, когда мне нужно решение какого-либо дела..

  • https://chandoo.org/wp/ — сайт Пурна Дугирала, более известного как Чанду. Его миссия — сделать нас факирами Excel, и у него буквально нет тормозов. На сайте вы можете найти сотни статей, приемов, видео, тематических исследований, курсов, загрузок и многое другое. Даже если вы не читаете следующие сайты в списке, этого вам достаточно. Но все же просмотрите другие &# x1f60a;
  • https://exceljet.net/ — формулы являются основой Excel. Если их освоить — все остальное намного проще. А Дэйв Брунс и его жена Лиза специализировали свой сайт на формулах. Здесь вы можете найти более 500 примеров формул в Excel, множество советов, хитростей. Также есть специальный раздел для сводных таблиц. Вы точно не должны пропустить это
  • https://www.myonlinetraininghub.com/ — еще один семейный сайт. В нем Минда и Фил Трейси делятся огромным объемом знаний об Excel — блог, форум, бесплатные (и платные) курсы и вебинары, расширения для Excel. Как раз время, чтобы человек прочитал и усвоил
  • https://excelguru.ca/ — Кен Пульс — один из ветеранов блоггеров-разработчиков. Но на его сайте есть еще и уникальный форум, на котором каждый день задают много вопросов и соответственно получают интересные ответы..
  • https://excelk.com/en/ — относительно неизвестный, но очень интересный сайт соседа — Славко Вуйновича из Сербии. В нем вы найдете более 300 коротких статей (Славко называет их «рецептами») из всех областей Excel. Маленькие хитрости на все случаи жизни
  • ablebit.com — это сайт белорусской компании-разработчика программного обеспечения, которая разрабатывает приложения и предлагает обучение работе с продуктами Microsoft. В их блоге есть десятки статей не только для Excel, но и для Word, Outlook и даже листов Google..
Читать также:  Упорядочивайте данные с помощью Power Query

Я планирую остановиться здесь. Если вам этого недостаточно, вы можете проверить этот список из 50 лучших блогов по Excel.

3. Youtube

В настоящее время принято учиться по видео, а не читать. Я не буду вдаваться в обсуждение плюсов и минусов видео, я просто дам вам три отличных ютубера, из которых вы можете многому научиться..

  • Мистер. Excel — канал уже упомянутого Билла Джеллена. Скажу только, что придуманный им ник не случаен и не незаслужен.
  • Лейла Гарани. Если и есть человек, который может объяснить 5-летнему ребенку самые сложные концепции в Excel, то это, несомненно, Лейла. Ее сайт XelPlus тоже очень полезен.
  • Excel — это весело. Если подумать, Майк Гарвин — тот человек, который объяснит 5-летнего ребенка, если Лейла потерпит неудачу. В своем канале он предоставляет бесплатные тренировки по Excel с 3000 видео по всем темам.

Время суток

Третий элемент моей системы, который позволяет мне действительно хорошо работать с Excel, также можно назвать «Часто». Обучение похоже на плавание против реки — когда вы останавливаетесь, вы возвращаетесь назад. Следовательно, это не может быть разовым действием. Вам нужны систематические занятия. Я советую в течение дня потратить некоторое время на обучение в Excel. Это может быть не один час в день. Это может быть 15 минут. Или два часа &# x1f60a;.

Может не каждый день, а через день или два раза в неделю

Важно выделить в свое расписание время, чтобы поболтать, почитать или просто попытаться раскрыть дело..

Здесь очень важно, чтобы деятельность не была самоцелью. Например, «Я буду смотреть по одному видео в день» или «Я прочитаю все статьи в excel-do к концу месяца». Это не имеет особого смысла.

Попробуйте найти конкретное применение тому, что вы читали или видели.

Спросите себя, можете ли вы улучшить что-то в своей работе. Например:

  • «Как мне вдвое сократить время на подготовку отчета?»
  • «У меня есть база данных со всеми продажами за последние 3 года. Как мне проанализировать его, чтобы найти то, чего я не знаю о покупателях / продуктах / розничных продавцах?
  • «Наш ежемесячный отчет о результатах содержит множество таблиц и текста. Есть ли лучший способ представить информацию, например, в виде графиков?
Читать также:  Список имен рабочих листов в Excel - 5 способов

Вы можете попробовать ответить на вопрос на одном из посещаемых вами форумов по Excel. Вам не нужно его публиковать. Попробуйте найти решение этой проблемы.

Вы можете предложить помощь коллеге, у которого есть случай с Excel. Вы также можете создать свой собственный блог для Excel, где сможете поделиться своими знаниями. Я знаю из хорошо информированного источника, что написание статьи требует большой подготовки, чтения, проверки, пробования различных вариантов. И это приносит новые знания.

Короче говоря — объедините теорию с практикой, чтобы закрепить то, что вы уже знаете, и узнать новое..

Вместо заключения

Спасибо за терпение, чтобы прочитать все до сих пор. Это краткое обобщение всего моего опыта в Excel. Я не знаю, насколько хорошо я работаю с Excel. Допустим, у меня все хорошо. Но гарантирую, что система работает безупречно и позволит быстро расширить свои знания и навыки..

Но я уверен, что многие из вас спрашивают себя: «Как мне найти время для такого балования, когда я застрял на работе?»

Здесь я поделюсь с вами реальной историей из жизни..

Мой друг попросил меня показать ему, для чего используются сводные таблицы. Тем не менее, однажды мы сели, и я шаг за шагом рассказал ему, как я использую их в своей работе..

Прямо сейчас ему пришло в голову полдюжины идей, чтобы облегчить ему жизнь. Мы перешли от теории к поиску решений его конкретных случаев. Итак, через несколько часов он ушел с ярким взглядом (я не уверен, что этот взгляд не сиял от хмелевых напитков, которые мы использовали, чтобы прочистить горло во время обсуждения).

Прошло какое-то время и мой друг позвонил:

«Чувак, я многим обязан тебе за то, что ты показал мне, как хорошо работать с Excel». Теперь с этими сводными таблицами работа, которую я выполнял часами, выполняется за минуты. Вчера днем ​​мой босс попросил произвести некоторые расчеты пятилетней давности по клиентам и продуктам. Он сказал мне: «Если ты сможешь сделать это к завтрашнему дню, к концу дня, я буду бесконечно благодарен». И я был готов через час.!

 — Ну как что. К концу дня я прочитал о Power Query на вашем сайте и сегодня утром отправил отчет начальнику. И он был счастлив, и я узнал что-то новое, что сэкономит мне больше времени.

Похоже, неплохая идея найти время, да? Но если ваш босс поймает вас, вы не научились этому от меня &# x1f60a;

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Что нужно знать пользователю?